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Charles Chaplin em Tempos Modernos
Produtividade

Gestão de Tempo: como administrar o seu tempo

Gestão de Tempo: Veja algumas dicas para aprender a administrar o seu tempo com qualidade

A má gestão de tempo é um problema que afeta várias pessoas no dia a dia. Veja algumas dicas para aprender a administrar o seu tempo com qualidade.

A gestão do seu tempo e a sua produtividade, como indivíduo, são coisas que caminham juntas. Saber administrar as horas do seu dia te ajudam a melhorar todos os âmbitos da sua vida. Mesmo se estiver insatisfeito com o seu trabalho ou com a sua rotina, se conseguir gerir melhor o seu tempo, você pode compensar essa insatisfação em outros campos. Agora, se pergunte, como está a gestão do seu tempo? Você se satisfaz com a atual administração das suas horas?

Frederick Taylor (1856 – 1915) em seu livro, “Os Princípios da Administração Científica” (The Principles of Scientific Management), de 1911, estudava uma forma do trabalhador produzir mais em menos tempo, sem elevar os custos de produção da empresa, o famoso estudo de “tempos e movimentos”. A gestão do tempo é um assunto muito discutido dentro do mundo corporativo, principalmente nas grandes companhias que visam lucro.

A má gestão do seu tempo pode ter resultados negativos
Charles Chaplin em Tempos Modernos.

Uma pesquisa, publicada pela UOL Saúde em 2017, realizada pela Associação Internacional do Controle ao Estresse, aponta que a brasileira é a segunda população mais estressada do mundo, perdendo apenas para o Japão. A insatisfação das pessoas no trabalho, pode resultar em uma bola de neve em todos os âmbitos de suas vidas, fazendo com que sintam ser apenas mais um número e muito disso se deve a má organização do tempo.

É mais importante ter qualidade, do que quantidade de trabalho realizado. Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), postadas no site da IBC em 2018, indicam que trabalhar por mais horas não significa ser mais eficaz.

Eliminar da sua vida, atitudes que te fazem perder tempo, também é uma ótima forma de melhorar a gestão das suas horas e a sua produtividade, em um outro artigo aqui da PremiaPão indicamos sete atitudes que se você conseguir deixar de lado, podem te ajudar a administrar melhor o seu tempo restante.

A gestão correta do seu tempo vai fazer com que se sinta mais produtivo e motivado a melhorar coisas que te incomodam em sua rotina. Com as suas horas melhor administradas, você percebe que todo trabalho que realiza é útil. E para ajudar a entender e conseguir gerir melhor o seu tempo, listamos alguns caminhos a serem seguidos tanto na sua vida profissional, quanto na sua vida pessoal.

 Liste as suas tarefas

Quando você passa a enumerar suas tarefas diárias, você consegue ter um panorama geral de todas as suas atividades e então começa a categorizar em ordem de importância, dando foco em suas prioridades. Além de conseguir ver a quantidade de trabalho que precisa ser feito e assim organizar o tempo que necessita para cada um deles.

Comece o dia listando tudo que precisa ser feito e estipule prazos para sua conclusão, tentando reduzir o tempo gasto em cada tarefa cada vez mais. É bom cronometrar o tempo gasto nas atividades e marcar o que já foi feito ao longo do dia. No fim do expediente, se adiante e anote os compromissos do dia seguinte, em um rascunho.

Utilize aplicativos de gestão e organização do tempo 

Além dos métodos comuns de organização, como anotar em agenda e post-its, a  tecnologia está aí para nos auxiliar também nessa gestão. Existem alguns aplicativos que podem ser utilizados tanto no celular, quanto no computador que servem justamente para isso. Separamos alguns exemplos:

  • Trello: é um sistema de quadro virtual para gerenciar e organizar tarefas, ele te ajuda a melhorar sua produtividade. É possível criar quantos quadros de atividades forem necessários, nos quais se pode adicionar quantas colunas quiser. O conceito é bem simples e pode ser instalado de forma gratuita e fácil. Ele é ótimo para ter uma visão geral dos seus afazeres e poder se organizar de uma forma mais eficiente no seu dia a dia.
  • Evernote: é um software destinado a organização de informações em um arquivo virtual de notas que pode ser acessado a qualquer momento pela internet. Possui uma versão gratuita, com uma configuração simples, e uma versão Premium, que te permite fazer upload de até 4 GB de dados por mês. É bom para poder fazer anotações, como se fossem seus cadernos em um só lugar, o que te permite organizar melhor as suas ideias.
  • Google Drive: é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos da Google, que te permite criar documentos de texto, planilhas, apresentações e formulários. É bem simples e possível de acessar a qualquer momento, através da sua conta do Gmail. Possui uma versão gratuita que armazena até 15 GB e versões Premium que podem armazenar até 20 TB. Um aplicativo bem completo que te ajuda a preparar várias das atividades que tem por fazer durante seu trabalho.
  • Slack: é um chat online de texto e de voz, desenvolvido para conversas profissionais, principalmente com colegas de trabalho. Possui ferramentas de software de colaboração em equipe, como uma integração com o Google Drive, além de permitir carregar fotos e arquivos, sem que percam sua qualidade original. Possui versão gratuita e versões Premium. É muito bom para manter a comunicação com seus colegas de trabalho, otimizando o tempo e podendo compartilhar arquivos sem que percam a qualidade.
  • Free Time: ele se diferencia dos outros, porque foca no seu tempo livre. Nele você pode cadastrar toda a sua rotina, horário de trabalho, compromissos e tarefas, que serão repetidos em todos os dias do seu calendário. O aplicativo marca os seus compromissos diários e você também pode inserir tarefas esporádicas. Ele também te permite compartilhar o status do seu dia por e-mail ou SMS, e convidar pessoas para realizar atividades contigo.

O Rafael Mattos fez um vídeo que traz ótimas dicas sobre cinco aplicativos para empreendedores que complementam as já citadas aqui e podem te ajudar a administrar e otimizar melhor o seu tempo:

 Tenha Foco

Com foco, você se torna uma pessoa mais produtiva, gasta menos tempo para realizar suas atividades e por consequência, acaba se sentindo melhor e mais útil. A concentração é fundamental para conseguirmos concluir metas e objetivos em qualquer contexto, porém no dia a dia encontramos distrações de todos os lados. Então como fazer para manter o tão almejado foco?

O psicólogo americano Daniel Goleman (1946) no seu livro, “Foco: A atenção e seu papel fundamental para o sucesso” (Focus: The Hidden Driver of Excellence), de 2014, prova que a base do sucesso em diversas áreas e momentos da vida é aprender a ter foco. Ele diz que a capacidade de concentração é o fator que separa um profissional de sucesso de um funcionário mediano.

Créditos: febracis
Daniel Goleman: o pai da inteligência emocional. Foto: Febracis

O autor apresenta casos e debate descobertas sobre as vantagens de quem consegue manter a atenção numa época de inúmeras distrações. Uma de suas teorias são a existência de 3 tipos de foco, que se conectam de alguma forma. Até mesmo a sua não preocupação com algo, pode afetar algum ponto da sua vida. Esses 3 tipos são:

  • Foco Interno: é a capacidade do ser humano de se desconectar do ambiente externo e entrar em contato com o seu interior. Estar atento aos seus próprios pensamentos, sentimentos e impulsos, e assim, controlar seus sentimentos e emoções, para entrar em flow, ou seja, manter uma concentração profunda.
    Ter boa intuição, saber tomar as melhores decisões, ficar calmo para administrar da melhor forma os estresses do dia a dia e manter a atenção nos objetivos que precisa alcançar. Quando se consegue colocar esse tipo de foco em prática, é possível minimizar as distrações externas e manter uma alta performance para atingir os resultados desejados.
  • Foco empático: é conseguir entender o que outro indivíduo pensa, perceber o que ele está sentindo e verificar o que você pode fazer para ajudar. Se refere a atenção que você pode dar ao próximo, ou seja, sua predisposição em ouvir, observar e se relacionar com outras pessoas.
    Empatia é a base para qualquer relacionamento, com esse tipo de foco, você é capaz de motivar e potencializar as habilidades e competências de seus colegas de trabalho, os incentivando a alcançar suas próprias metas e objetivos, contribuindo com o todo.
  • Foco Externo: é ter consciência dos sistemas, a pessoa passa a prestar atenção no ambiente em que está inserida, nas informações que ele oferece e nas possibilidades que ali lhe são disponibilizadas.
    Com esse foco o profissional consegue traçar estratégias assertivas e entender quais forças impactam o seu negócio ou a sua empresa. Se torna possível desenvolver novos projetos e resolver problemas com maior facilidade. Apenas com grande foco se pode pensar estrategicamente.

Segundo o autor, para atingir esses dois primeiros focos, é importante desenvolver a inteligência emocional. Para alcançar o foco interno, é preciso dar atenção total à sua mente através do monitoramento dos seus pensamentos e sentimentos. Para desenvolver o foco empático, precisa ouvir feedbacks, visando identificar se sabe ou não entender as emoções do outro. E para atingir o foco externo, é importante ser mais analítico e observar tudo à sua volta.

Existem duas questões chaves que podem te ajudar com isso: atenção focada ao que interessa e equilíbrio, que você só consegue buscando se conhecer mais. Goleman aponta que o foco é um exercício que deveríamos fazer constantemente para aprendermos como canalizar nossas emoções e nos desenvolvermos como seres humanos. O quão bem você presta atenção afeta todos os aspectos da sua vida, incluindo a compreensão, o aprendizado, a criatividade e a leitura dos sinais de outras pessoas.

Em uma entrevista para a Exame, em 2013, Goleman diz que “estamos sem tempo para refletir. Sem essa pausa não conseguimos digerir o que está acontecendo ao redor. Os circuitos cerebrais usados pela concentração são os mesmos que geram a ansiedade. Quando aumenta o fluxo de distrações, a ansiedade tende a aumentar na mesma proporção. Precisamos ter um momento, no trabalho e na vida, para parar e pensar (…) Dormir bem ajuda na concentração, mas o melhor exercício é criar um período em que as interrupções sejam proibidas.”

Descanse e tire um tempo para si

Uma boa gestão de tempo também inclui o descanso e a diversão, além de ser extremamente importante para a sua saúde. Por exemplo, muita gente acha que as horas de repouso são um desperdício, porém ter qualidade de sono melhora a sua memória e aumenta o desempenho do seu cérebro. Um adulto precisa dormir em média de 7 horas a 7 horas e meia para uma noite ser considerada bem dormida, mas isso pode variar de pessoa para pessoa.

A neurologista Andrea Bacelar, no programa Bem Estar da Rede Globo, explicou que os 5 ou 10 minutinhos que colocamos para o despertador tocar depois de seu primeiro alarme, podem não serem eficientes para melhorar nossa disposição. É mais eficiente adia-lo apenas uma vez para dali 20 ou 30 minutos e acordar de uma vez. Uma outra dica que ela deu, é planejar o sono, ou seja, ter horários certos para dormir e acordar, até mesmo nos finais de semana.

Durante o período que estamos dormindo ocorre uma restauração do nosso sistema nervoso central, que é quando os neurônios conseguem passar informações entre eles adequadamente. Com isso, no dia seguinte, o cérebro se torna capaz de armazenar mais informações e a mente fica mais atenta e concentrada.

Quem dorme pouco tende a apresentar sintomas de irritabilidade, redução de desempenho, alteração de memória, problemas de concentração, fadiga, entre outros. Em alguns casos, a falta de sono pode levar até mesmo à depressão. Quando se trata das crianças pode prejudicar o apetite, o rendimento no dia a dia e até o ciclo de crescimento.

Foto/Arte: G1
10 mandamentos para ter uma boa noite de sono

Além da boa qualidade do sono, é imprescindível fazer atividades físicas e ter momentos de lazer. Isso ajuda em todos os campos da sua saúde, podendo aumentar sua qualidade de vida e até mesmo combater diabetes e pressão alta. Você pode pensar que não possui tempo para isso, mas aí entra a questão de organizar melhor as suas horas. Sem contar que você pode unir os dois em um só, realizando as chamadas “atividades de lazer”.

Estudos da Universidade de Harvard e do Instituto Nacional de Saúde (NIH, sigla em inglês) dos Estados Unidos, apontam que praticar alguma atividade física nos momentos de lazer, como caminhar ou pedalar no parque, aumenta a expectativa de vida, independentemente da intensidade do exercício ou do peso do indivíduo, podendo acrescentar até sete anos na longevidade de uma pessoa, de acordo com uma reportagem da Revista Veja. Além de ser uma ótima forma de passar mais tempo com a sua família e pessoas que você gosta.

São consideradas atividades físicas de lazer aqueles exercícios cuja prática não é obrigatória, não tem data, nem horário certo para acontecer. São atividades como esportes amadores, caminhadas ao ar livre, uma volta num parque ou um passeio de bicicleta, por exemplo, excelentes passatempos para realizar com a família, animais de estimação e amigos.

Os americanos, Steven Moore, I-Min Lee e outros, realizaram uma pesquisa que estabelece quantos anos cada tipo de exercício de lazer pode acrescentar à vida de uma pessoa, em relação a indivíduos normais e obesos. Os resultados foram divulgados na revista PLoS Medicine. “Nossos resultados destacam a importante contribuição que as atividades de lazer têm, especialmente entre adultos”, diz Steven Moore. “O exercício físico regular prolongou a vida de todas as pessoas que foram examinadas em nosso estudo, independentemente do peso”.

Momentos unicamente voltados para o lazer também são fundamentais para manter nossa mente saudável. Todo mundo precisa ter uma válvula de escape para o estresse mental do dia a dia e realizar atividades que nos dão prazer é uma ótima forma de aliviar nossa cabeça. Você não precisa necessariamente sair completamente da sua rotina ou viajar para isso. Pode ser um descanso, uma ocasião para construir boas relações, de adquirir conhecimento, fazer alguma coisa diferente, ou seja, ter uma forma de simplesmente relaxar.

E, não podemos deixar de mencionar que ter uma boa alimentação é imprescindível para ter saúde em sua rotina e isso também implica em ter uma boa administração do seu tempo. É necessário se alimentar para manter o corpo em equilíbrio e comer de menos faz mal da mesma forma que comer demais. O ideal é fazer uma refeição a cada três horas, o que não significa precisar comer um banquete a cada vez, mas sim ingerir alimentos ricos em nutrientes e balanceados.

Deu para perceber que essas dicas podem ser úteis tanto no âmbito profissional quanto fora dele, não é mesmo? Saber administrar o seu tempo pessoal e ter uma boa gestão das suas horas no trabalho é necessário para ter uma vida mais produtiva e saudável. Então aqui vai uma dica extra: se você tiver a oportunidade, é interessante fazer essa análise em uma tabela, tal como em um documento Excel.

Com todas essas informações, com certeza você será um indivíduo com ainda mais foco e empoderamento! Está preparado para seguir todas essas dicas e aprimorar a gestão do seu tempo? A hora para colocar em prática é agora! 

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